Переезд офиса на новое место – задача чрезвычайно трудоемкая. Организовать переезд исключительно силами сотрудников офиса практически невозможно.
Чтобы все было организовано оперативно и эффективно, за дело должны взяться профессионалы. Для этого нужно обратиться в специализированную компанию, осуществляющую перевозки квартир и офисов.
Подготовка к переезду
Когда принято решение о переезде и выбрана надежная мувинговая компания, наступает пора подготовиться к переезду. Для грамотной подготовки следует выполнить следующие мероприятия:
- Составление подробного плана, согласно которому в новом помещении будет располагаться мебель и техника.
- Проверка готовности к переезду каждого рабочего места.
- Маркировка мебели, оргтехники и прочего оборудования. Маркировка предполагает наличие информации о месте выгрузки и сборки.
- Подготовка документации от мувинговой компании. Это часто бывает необходимо, чтобы служба безопасности в новом здании пропустила сотрудников перевозчика в помещение.
В ходе подготовки к переезду необходимо поддерживать контакт с мувером, своевременно уведомляя перевозчика обо всех изменениях.
Процесс переезда
По завершении подготовительных работ, наступает этап переезда. Очень важно правильно организовать процесс, чтобы переезд офиса завершился успешно.
Сначала необходимо назначить ответственных лиц, которые будут контролировать работу сотрудников мувинговой компании.
В новом офисе следует расположить крупные, хорошо читаемые указатели, по которым смогут ориентироваться грузчики.
В каждом помещении должно находиться по одному ответственному сотруднику. Не стоит собирать много людей в одном помещении, так как они только замедлят работу грузчиков.
Не нужно мешать сотрудникам перевозчика, но и оставлять их без присмотра не стоит.
Все особо ценные бумаги и прочие предметы необходимо собрать в отдельном кабинете и запереть дверь, ключ от которой останется у одного сотрудника.
Необходимо организовать место для хранения находок. Это может быть отдельная небольшая комната или угол в просторном помещении. Туда будут складывать вещи с неясной маркировкой. В этом случае каждый сотрудник будет знать, где искать пропажу.
Нужно предоставить сотрудникам мувинговой компании схему расстановки мебели и техники, чтобы все предметы оказались на своих местах.
Профессиональные компании помимо перевозки вещей обязательно убирают помещение, очищают от остатков упаковки и прочего мусора.
