Современный документооборот производиться в электронном виде. К этому процессу также относится первичная документации. Однако многие варианты формируются в бумажном виде, необходимо их сканировать и проводить в компьютерные программы. Распознавание документов 1с предлагается, чтобы облегчить процесс и исключить ошибки.
Как проводится процедура распознавания
Лучше всего с этим справится робот, то есть компьютерная программа, настроенная на автоматическую работу в рамках заданных параметров. Она принимает сканы или фотографии первичной документации любого типа, может их точно распознать, и осуществить последующую проводку в бухгалтерское ПО.
Процесс осуществляется следующим образом:
- Специалисты сервиса, который предлагает систему распознавания и проводки, настраивают робота в базе данных заказчика.
- Сами документы и бухгалтерские программы могут размещаться в облаке.
Передачи оцифрованных файлов идет через электронную почту, приложения или браузер. - Файлы могут создаваться в виде заархивированных сборников или в графических, текстовых форматах. Это прежде всего JPG, JPEG, PNG,PDF, TIFF, ZIP, RAR, EML, DOC, XLS, HTML.
- Система проверит все файлы, при необходимости перевернет их в альбомное или книжное расположение, чтобы оно соответствовало документу. Также при наличии нескольких страниц в одном файле, робот их нарежет на отдельные, и распознает, проведет проводку.
- Все пустые страницы удаляются. Дубликаты распознаются и отправляются в архив для сохранения, но их проводка не осуществляется. Таким образом ни один документ не пропадет, но не будет засорения первичной бухгалтерской документации избыточными образцами.
Далее все документы заказчик может использовать по своему усмотрению.
Особенности
Система отлично справляется с распознаванием, анализом и проводкой любой первичной документации. При это процесс определяется учетной политикой самого заказчика. При первом использовании проводится настройка сервис под конкретные параметры, и дальше все идет в автоматическом режиме.
Стоит учесть скорость и безошибочность работы, бухгалтер в это время может заниматься более важными делами, что существенно повышает производительность труда. Можно сократить количество персонала, занимающегося непродуктивной и затратной деятельностью. Это экономит ресурсы и финансы. Сервис распознавания благодаря этому быстро окупается, позволяет любой организации увеличить прибыль и улучшить процесс учета.